La domanda di istituzione di Comitati nazionali e ammissione ai relativi contributi, recante marca da bollo solamente in caso di istanza presentata da soggetti privati, e regolarmente firmata dal soggetto promotore, deve essere trasmessa, entro il 31 marzo dell'anno precedente all'anno delle celebrazioni.
L'istanza di rifinanziamento di Comitati Nazionali, precedemente già approvati, in regola con la normativa di bollo e debitamente firmata dal presidente del Comitato Nazionale dovrà essere, parimenti, presentata entro il 31 marzo di ogni anno successivo a quello di istituzione.
E' possibile effettuare la consegna dell'istanza a mezzo plico raccomandato (fa fede la data del timbro postale) o con corriere autorizzato o consegnando a mano il plico al seguente indirizzo:
Ministero per i Beni e le Attività culturali
Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali
servizio II - Patrimonio bibliografico diritto d'autore
Via Michele Mercati 4 - 00197 Roma
L'istanza sia di prima istituzione che di rifinanziamento, può essere inoltrata, in alternativa, mediante Posta elettronica certificata (PEC) per gli istituti che ne siano in possesso, al seguente indirizzo PEC:
mbac-dg-bic.servizio2@mailcert.beniculturali.it